初めまして！
私も最近、友人4人を誘って食事することをまとめることをしました。
大変ですよね、お気持ち分かります。
まとめるにはある程度の取り決めをこちらでしてしまわないとなかなか非hspの方々には理解は得られないと思いました。
なので、難しいようなら助けを求めてみるのもありかもですよ！
私は最終的にお店予約は別の子にお任せをして、日程と場所の決定権は自分と決めてしまって提示。意外と決まっていることに返事をする方が早かったです。
ギリギリの人に関しては締め切り日を伝えてみる。おそらくこういう人は予定は分かっている人が多いです。返事の優先度の違いかもしれないですね。こだわりさんには許容範囲を聞いて、なるべく寄せられるとこは寄せる。あとはまとめ役の人の権限で決めてしまうのが早く決まりますよ〜。、、私の場合ですが。。参考になれば。